Структура разбивки работ (WBS) и структура разбивки ресурсов (RBS)

Структура разбивки работ является важным достижением для любого проекта. Через WBS руководитель проекта имеет хорошую возможность классифицировать работу, которую команда должна выполнить в небольших разделах, которые можно легко управлять, тогда как RBS считается важной частью эффективности, когда дело касается управления проектами. Через RBS менеджер проекта может скомпилировать список ресурсов, необходимых для выполнения заданной задачи в иерархическом порядке.

Что отличает RBS от WBS

WBS - это визуальное представление всей области выполняемой работы, разбитой на более мелкие сегменты, которые каждый член команды проекта может понять. Это связано с тем, что с каждым уровнем завершения существуют определения и детали, относящиеся к этой фазе. Напротив, RBS можно разделить на географические ресурсы или организационные ресурсы. Некоторые из других инструментов, необходимых для правильного и эффективного RBS, включают в себя оценку ресурсов, календарь ресурсов и списки активности.

Причина этого в том, что, когда вы управляете каким-либо проектом, вам нужно будет работать с различными компонентами проекта и ресурсами проекта, чтобы завершить проект. Хорошим примером являются члены вашей проектной команды.

Вы должны убедиться, что они продуктивны и стратегически сбалансированы в течение жизни проекта, который вы предпринимаете.

Теперь, если вы планируете придумать эффективную WBS, следующие важные рекомендации, которые помогут вам увидеть это через:

• Проект / конечный результат всегда находится на верхнем уровне
• Вы не всегда должны определять все элементы на одном уровне
• Рабочие группы не должны занимать более 10 дней
• Каждая рабочая группа должна быть независимой
• Не должно быть дублирования в рабочих группах по всей структуре

Ниже представлено простое представление сегмента WBS для построения дома:

Строительство дома

Фонд Внутренний интерьер

завершение 24% 45% 30%

бюджет $50,000 $86,000 $72,000

В нем показаны различные части проекта, которые должны быть выполнены, и предоставляет дополнительную информацию о бюджете, который им необходим, и о степени завершения.

Таким образом, СПП представляет собой карту / схему конкретного проекта. Основной проект - это ключевой результат в WBS, а оттуда он разбит на более мелкие подкатегории, каждый из которых специфицирует, как они будут доставлены.

С другой стороны, говоря о RBS, вы должны знать, что он работает с использованием некоторых важных инструментов. Руководителям проектов поручено использовать или выполнять эффективные RBS с помощью этих инструментов. Это следующие:

• Список мероприятий

Это список всех действий, которые являются ключевыми для завершения проекта. Менеджеру проекта нужен не только список, он должен получить как можно больше информации об этих списках. Эта информация также будет включать ресурсы, которые перечислены в приведенных мероприятиях.

• Оценка ресурсов

Для каждого действия, которое должно быть выполнено продуктивным, эффективным и более важным, экономически эффективным способом, менеджер проекта должен оценить объем, тип и разнообразие необходимых ресурсов.

Если эти оценки будут искажены, возможно, невозможно достичь целей проекта, или в целом проект может потерпеть неудачу.

• Календарь ресурсов

Календарь ресурсов - это доступность ресурсов с течением времени. Менеджер проекта потребует список всех ресурсов, необходимых для завершения проекта.

Эти ресурсы также должны быть перечислены на основе их доступности в долгосрочной перспективе. Эта информация важна для менеджера проекта, чтобы выяснить, будут ли необходимые ресурсы доступны в течение определенного времени, поэтому проект не останавливается.

На данный момент RBS становится все более и более важным, при этом программное обеспечение для управления проектами включает его в свою структуру. Если вы используете какую-либо программу управления проектами, вы можете войти в систему и проверить доступность необходимых ресурсов и, что более важно, как они классифицируются.

Это в целом помогает организации в том смысле, что руководители проектов могут просматривать множество деталей из простой базы данных, обо всех используемых ресурсах.

Важность WBS и фокус RBS

Существует несколько ключевых преимуществ, которые менеджер проекта и команда проекта могут извлечь из WBS, кроме организации и определения работы, необходимой для завершения проекта. Через WBS легче выделять бюджет из верхних ярусов структуры. Как только это будет сделано, бюджеты для каждого отдела могут быть структурированы на основе разбивки в WBS.

Оценки затрат и времени обычно предоставляются для каждого раздела СПП. Делая это, легче разработать график и соответствующий бюджет для всего проекта.

С помощью WBS легче отслеживать производительность отдельных секторов проекта. Менеджер проекта имеет хорошую возможность рассказать о стоимости выполнения проекта, выявить проблемные области и, что еще важнее, ключевые вопросы в организации проекта. И наоборот, в RBS ключевой акцент делается на иерархическом перечислении ресурсов.Вам нужно перечислить все ресурсы, независимо от того, являются ли они значительными или даже если вам, они кажутся излишними. Каждому из уровней проекта потребуется определенное количество ресурсов. Они должны быть перечислены в зависимости от их важности для завершения каждого уровня и, наконец, завершения всего проекта.

Затем перечисленные ресурсы подразделяются на более мелкие категории типа ресурсов, которые они представляют, чтобы помочь менеджеру проекта в классификации. Классификация будет действовать далее в разные подгруппы, пока каждый из типов ресурсов не будет сгруппирован в отдельные объекты, которые легче идентифицировать и управлять.

Преимущества WBS и RBS

Одним из преимуществ WBS является то, что он помогает менеджеру проекта определять любые потенциальные риски, которые может иметь проект. Если есть какая-либо ветвь проекта, которая не была четко определена, она становится областью риска, которая должна быть устранена. Предполагается, что такие риски будут отслеживаться надлежащим образом, а также тщательный обзор при условии, что проект будет продолжен.

В случае, если проект выглядит так, как будто он отстает от графика, руководителю проекта проще ссылаться на WBS и выявлять те области, которые борются, и принять соответствующее решение об этом. Напротив, непосредственная выгода RBS, особенно сокращение ресурсов в подгруппы, - это облегчение работы центров управления. Надзор становится намного проще, и в процессе сохраняется много времени.

Надзорные органы могут отслеживать каждую группу ресурсов по мере продвижения проекта. Легче ускорить определенные уровни проекта, не полагаясь на других, распределив необходимые ресурсы для их завершения. Поэтому некоторые проекты могут быть легко завершены до установленного срока, особенно если завершение различных уровней проекта не зависит друг от друга.

Имея хороший план RBS, руководство также имеет хорошую картину, чтобы получить хорошее представление об общем количестве ресурсов, доступных для каждой из участвующих команд. Помимо понимания имеющихся ресурсов, они также могут управлять тем, как будут использоваться ресурсы.

Сравнивая приведенную выше информацию, желательно назначать цвета для разных субресурсов в WBS. Это важно для получения тепловой карты прогресса всего проекта. Это также упростит привлечение внимания руководства к завершенным проектам, а также к слабым.

WBS при правильном обращении является хорошим способом повысить производительность команд, работающих над проектом, и увидеть, что проект завершен вовремя. Менеджер проекта может определить необходимые навыки, чтобы они могли своевременно завершить проект, но когда дело доходит до RBS, мы должны понимать его типы. Обычный тип RBS является организационным RBS. Иерархические организационные системы, которые уже созданы, обычно помогают создать этот RBS. Ресурсы в организационной RBS обычно распределяются на основе потребностей каждого организационного отдела и рабочей группы. Это категории, которые фактически были определены и установлены организацией.

Географическая RBS в большинстве случаев является нетрадиционной. Основная проблема географического RBS заключается в распределении и / или размещении ресурсов, о которых идет речь, и о том, как они распределяются в разных местах, в зависимости от потребностей организации.

Резюме

В заключение, как WBS, так и RBS являются ключом к успешному завершению проекта и эффективности соответствующих проектных групп. Ниже перечислены ключевые моменты, которые определяют одну из структур.

Структура работы	Структура разбивки ресурсов
o Группирует работу по категориям	o Группировать ресурсы по категориям
o Помогает в отслеживании прогресса проекта	o Помогает контролировать использование ресурсов
o Проектные группы должны быть независимыми	o Группы ресурсов могут зависеть друг от друга
o Акцент на сроках проекта	o Акцент на распределении ресурсов