EOI и RFP
Ряд решений, принятых организацией, имеют последствия для закупок, которые могут существенно повлиять на общую стоимость принятия определенного решения. Закупки включают в себя такие процессы, как выбор поставщика, определение условий оплаты, стратегическая проверка, переговоры по контракту, а также услуги по закупкам и товары. Это связано с приобретением или приобретением всех услуг и товаров, которые важны для организации.
В частном секторе процесс закупок рассматривается как функция стратегического уровня, которая способствует повышению прибыльности бизнеса. Это не только упрощает процессы и снижает общую стоимость сырья, но также позволяет организациям определять наилучшие источники поставок. В целом, это полезно для обеспечения бесперебойной нижней линии.
В государственном секторе руководители высокого уровня несут ответственность за сокращение итоговой прибыли. Только несколько сотрудников управляют закупочной функцией, что повышает вероятность коррупции в этом секторе. Вот почему необходимо увеличить общий объем производства. Например, персонал может быть обучен с целью повышения их эффективности и повышения качества обслуживания, в результате чего можно улучшить выпуск продукции.
С течением времени в рамках тендерного консалтинга, предложений и большого руководства был введен ряд условий, в том числе ряд сокращений, связанных с закупками. Не многие компании знают об этих условиях, но будучи предпринимателем или владельцем малого бизнеса, если вы хотите эффективно управлять готовностью покупателя к покупке, важно знать их цели. Примеры включают RFI (Запрос информации), EOI (выражение заинтересованности), RFP (Запрос на предложение), RFT (Запрос на тендер) и RFQ (Запрос на котировку). Каждое из этих условий служит специальной цели в функции закупок.
EOI и RFP являются наиболее часто используемыми терминами в функции закупок, и каждый из них играет определенную роль в рационализации всего процесса. Многие люди путают эти термины во время выполнения процессов. Чтобы лучше понять, как они отличаются, важно знать, что означают эти термины.
EOI (выражение заинтересованности)
Выражение интереса (EOI), также известное как Регистрация интереса (ROI), имеет аналогичную функцию запроса информации (RFI). Он используется в качестве процесса проверки на начальных этапах закупок, чтобы создать формальный и более конкретный запрос на тендер или RFT (более поздний этап в функции закупок). Когда компания выпускает EOI, необходимо оценить способность рынка предоставлять или собирать дополнительную информацию до перехода на RFT. Компания, совершающая покупку, вряд ли назначит подрядчика через EOI. Чтобы это произошло, процесс должен прогрессировать, пока не достигнет RFT.
EOI - это тип открытых торгов, который позволяет любой компании выйти вперед. Это порождает жесткую конкуренцию и дает возможность новым и потенциальным поставщикам обеспечить свою работу. Однако в контрактах на строительство в значительной степени критикуют за привлечение поставщиков, которые не подходят для контракта, что приводит к пустой трате времени, денег и усилий.
В рекламе, которая запрашивает EOI, должно быть указано описание договаривающегося органа, описание контракта (например, бюджет и масштаб), тип контракта, маршрут доставки, условия и положения, адрес и крайний срок подачи заявки и другие данные (включая контактную информацию, описание организации, технический потенциал и соответствующий опыт, наличие персонала и их опыт и т. д.),
Запрос предложений (Запрос предложений)
С другой стороны, RFP, также известный как Request of Offer (RFO), является документом, который может быть легко изменен. Он в основном используется, когда покупатель ищет ответ на основе решения для выполнения своих требований и в тех случаях, когда другие факторы (за исключением цены) являются центральными для оценки каждого предложения. Он также используется в ситуациях, когда нет ясных решений или спецификаций, и отдел закупок ищет ряд нововведений и вариантов. Эти инструменты являются более гибкими, чем RFT (который обычно имеет четко определенные решения или спецификации). RFP в основном используется в профессиональных службах, где решение не может быть легко определено.
RFP содержит справочную информацию об организации и сфере ее деятельности. Запрос состоит из спецификаций, которые объясняют решения, которые ищет организация. Кроме того, он также включает критерии оценки того, как оцениваются предложения, отчет о работе, который описывает задачи, которые должны выполнять участники, выигравшие контракт, и сроки завершения проекта.
RFP обычно создается из-за сложной природы проекта. Компании могут получить выгоду от различных участников торгов при поиске хорошо интегрированного решения от ряда поставщиков. Например, если компания планирует переключить свой бизнес с бумажной среды на компьютерную среду, она может запросить предложение для программного и аппаратного обеспечения в дополнение к обучению, которое требуется для установки и интеграции новых систем в бизнес, В государственном секторе предприятия могут выдать заявку на создание открытого конкурса, чтобы снизить стоимость решения.Однако следует отметить, что RFP, наиболее близкий к спецификациям, может не обязательно соответствовать самой низкой цене. При принятии предложения компании должны провести анализ затрат-выгод, чтобы убедиться, что затраты не превышают выгоды.
Различия
Ниже приведены некоторые различия между EOI и RFP:
- Различные уровни закупок
EOI часто выполняется на начальном уровне закупок. Он может быть выпущен в случаях, когда покупатель забирается для участия в промышленности, чтобы охватить требования, которые в конечном итоге выйдут на рынок на более поздних этапах. Как уже обсуждалось, RFP, как правило, является следующим шагом; в котором покупатель ищет решения на основе решения для доставки продукта или услуг.
- Этапы EOI и RFP
EOI обычно имеет несколько этапов. Он используется для краткого списка потенциальных поставщиков или поставщиков, прежде чем искать исчерпывающие заявки от участников торгов, которые попадают в шорт-лист. Напротив, RFP может либо иметь один этап, либо иметь несколько этапов.
- Когда используются EOI и RFP?
EOI используется в тех случаях, когда требуемая информация (от участников торгов) является конкретной, но нет поручительства относительно того, сможет ли поставщик предоставлять услуги и товары в соответствии с требованиями. Более того, в случаях EOI у покупателей нет достаточной информации для составления подробного запроса. С другой стороны, RFP используется в тех случаях, когда требование правильно определено, но компания ищет гибкое или инновационное решение. Другими словами, покупатель ищет решения, ориентированные на запросы, для выполнения требований.
Очень важно знать различные уровни закупочных процессов, чтобы принимать эффективные решения посредством систематического потока информации. Четкое понимание этих терминов и их использование в процессе позволяют компании оптимизировать свои процессы и получить более глубокое понимание всей функции закупок.
